10 mejores softwares de recursos humanos: ¿cómo elegir el más adecuado?

¿Qué es un software de recursos humanos?

Empecemos por el principio. Cuando hablamos de software de recursos humanos nos referimos a una herramienta digital, ya sea en la nube o local, utilizada para gestionar algún proceso vinculado a este sector.

Un matiz importante es que la solución debe haber sido ideada concretamente para resolver una problemática vinculada a la gestión de personal. Excel, por ejemplo, si bien es muy utilizado en el entorno empresarial, no podría considerarse como una herramienta concebida exclusivamente para la gestión de recursos humanos, así que no entraría en esta categoría. Hablamos, únicamente, de aplicaciones totalmente dedicadas.

Tipos de software de recursos humanos

Hay varios criterios para definir los distintos tipos de software de recursos humanos que encontramos en el mercado. Veamos los principales.

Por la ubicación de la solución informática

• Software local: se instala en los servidores de la empresa y se accede a través de la red interna.
• Software en la nube: se accede a través de internet y se aloja en servidores externos.

Por el tipo de pago

• Software de pago único: se adquiere mediante un pago único y se puede utilizar de forma ilimitada.
• Software de suscripción: se paga una cuota periódica (mensual o anual) por el uso del software.
• Software gratuito: se puede utilizar de forma gratuita, pero puede tener limitaciones en cuanto a funcionalidades o capacidad de almacenamiento de datos.

Por su funcionalidad

• Software de gestión de reclutamiento: también llamado ATS, se enfoca en la gestión del proceso de selección de candidatos, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la contratación.
• Software de gestión de formación: hay diversos tipos, orientados a la gestión operativa de las capacitaciones corporativas, asignación y seguimiento de presupuesto, planes de formación etc.
• Software de nóminas: para la gestión de la remuneración de los empleados, incluyendo el cálculo de salarios, impuestos y deducciones. A veces, también se incluye la distribución en línea de las nóminas.
• Software de gestión del tiempo de trabajo: herramientas para el registro de jornada, conteo de horas extras, asistencia etc. En ocasiones, estas aplicaciones pueden usarse para crear cuadrantes y turnos de trabajo.
• Software de gestión de vacaciones y ausencias: desde la solicitud hasta su aprobación.
• Software de evaluación del desempeño: dedicados a la definición y seguimiento de objetivos, la evaluación de competencias, del rendimiento, entrevistas profesionales y a la recopilación de feedbacks.
• Software de gestión de notas de gastos: usado para la recopilación de tickets de restauración, hoteles, kilometraje etc.; su gestión y validación interna. Algunas soluciones incluyen también tarjetas de empresa, físicas y virtuales.
• Software para la gestión financiera de proyectos: dedicados al cálculo de horas por actividad o proyecto, especialmente útiles para empresas que facturan su tiempo al cliente por horas o días de trabajo.
• Software de gestión del teletrabajo: son herramientas dedicadas al seguimiento en tiempo real del aforo de las oficinas, con cuadros de mandos para comprobar quién está teletrabajando o en su despacho, y con opción de integrarse con otras herramientas como calendario.
• Software de medición del clima laboral: suelen funcionar a partir de encuestas para tomar la temperatura de la oficina y poner en marcha acciones de mejora y así aumentar la satisfacción de los empleados.
• Software de gestión de beneficios: para gestión de los paquetes de beneficios sociales que la empresa ofrece a sus empleados, como seguros médicos, planes de pensiones, etc.
• Software de gestión de la comunicación interna: intranet, tablón de anuncios, canales de comunicación con los empleados etc.

Hay tantos softwares como problemáticas a resolver en el vasto sector de los recursos humanos.

¿Cómo elegir el software de recursos humanos adecuado para tu empresa?

Hay tres etapas primordiales para elegir el mejor software de recursos humanos para tu organización:

Identifica las necesidades y requerimientos de tu empresa

El primer paso es analizar los procesos y tareas que se realizan en tu departamento de recursos humanos y determinar cuáles de ellos se podrían digitalizar para mejorar la eficiencia y la productividad. Los resultados de tus KPI de recursos humanos pueden ser un buen indicador para evaluar el estado actual de tus metodologías actuales.

Para identificar estos procesos, es recomendable realizar una evaluación exhaustiva de las tareas que se realizan en el departamento, desde la gestión de nóminas hasta la evaluación del desempeño y la gestión de beneficios. Es importante involucrar a los miembros del equipo en este proceso para asegurarse de que se identifican todas las necesidades y requerimientos.

Una vez que se hayan identificado los procesos y tareas que se podrían digitalizar, es importante priorizarlos para determinar cuáles son los más importantes y cuáles son secundarios. Esto permitirá enfocar los esfuerzos en los procesos más críticos y asegurarse de que el software de RR. HH. elegido cubre estas necesidades de manera efectiva.

Investiga diferentes proveedores

Una vez que hayas identificado tus necesidades y requerimientos, es importante investigar las opciones disponibles en el mercado. Puedes buscar en internet, consultar con otros profesionales del sector o asesorarte con un experto en tecnología de RR. HH.. En este apartado puedes evaluar:

• las funcionalidades de cada software: etapa esencial para asegurarte de que el software tiene las funcionalidades necesarias para cubrir tus necesidades;
• la facilidad de uso y la compatibilidad con tus herramientas existentes: para verificar que el software es sencillo de utilizar y que se puede integrar sin problemas con los sistemas y procesos existentes;
• el soporte técnico y la seguridad: es importante evaluar el soporte técnico que ofrece el proveedor del software y la seguridad que ofrece el software en cuanto a la protección de datos y la privacidad de los empleados;
• las opiniones de otros clientes: plataformas como Trustpilot ofrecen información valiosa sobre el grado de satisfacción de los clientes actuales de cada proveedor. Intenta priorizar aquellas opiniones de clientes de sectores similares al de tu empresa, pues pueden tener problemáticas parecidas a las tuyas;
• y el coste y el retorno de inversión: finalmente, recomendamos evaluar el coste del software (y su modalidad de pago) y el retorno de inversión que puede ofrecer a tu empresa.

Solicita una demostración de las herramientas

Una demostración es una reunión, virtual o presencial, en la que un asesor te muestra cómo funcionan las soluciones. Durante estas demostraciones, es importante prestar atención a las funcionalidades que ofrece cada solución y a cómo se ajustan a tus necesidades y requerimientos específicos. No olvides llevar un listado de preguntas consensuado con todos los equipos afectados por las herramientas. Es recomendable realizar tantas demostraciones como sea necesario para asegurarte de que estás tomando la mejor decisión para tu empresa.

Top 10 softwares de Recursos Humanos para empresas en España

Si bien no existe un programa de gestión de recursos humanos perfecto para todas las empresas, te recomendamos que evalúes los años de experiencia del proveedor, la calidad de su servicio de soporte, la opinión de sus clientes, el alcance funcional de sus herramientas, su integrabilidad con tus soluciones actuales, y la escalabilidad de su servicio antes de decidirte.

Para nosotros, lo mejor es equiparse con una plataforma de recursos humanos a medida, para que vayas adquiriendo las herramientas que necesitas en cada etapa de tu empresa.

Dicho esto, compartimos contigo los 10 mejores softwares de Recursos Humanos para tu empresa.

1. Lucca, software integral de soluciones de RR. HH

Con más de 20 años de experiencia, Lucca es la plataforma líder en digitalización de recursos humanos pensada para acabar con tus dolores de cabeza. Su sistema modular permite a las empresas digitalizar sus operaciones a su ritmo y según sus necesidades: registro de jornada, evaluaciones de desempeño, gestión de vacaciones y ausencias, notas de gastos, onboarding y offboarding, expedientes de Recursos Humanos… Cada empresa puede seleccionar las soluciones que necesite para confeccionar su sistema de Recursos Humanos a la carta.

2. SAP

SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing) es un software integral de planificación de recursos empresariales (ERP) que ayuda a las compañías a gestionar y optimizar sus operaciones y relaciones con los clientes de manera integrada. Es conocido por su orientación hacia grandes empresas y multinacionales.

3. Oracle HCM

Oracle HCM (Human Capital Management) es una suite de soluciones de software, principalmente basada en la nube (conocida como Oracle Cloud HCM), diseñada para ayudar a las empresas a gestionar todo el ciclo de vida de sus empleados, desde la contratación hasta la jubilación. De igual forma que SAP, se dirige especialmente a grandes empresas.

4. Zoho People

Zoho People es una solución de software empresarial basada en la nube, diseñada para simplificar y automatizar una amplia gama de procesos. Popularmente conocidos por su CRM (Customer Relationship Management), abarcan más allá del ámbito de los Recursos Humanos, proponiendo una solución integral para PYMES.

5. Deel

Deel es un software global de recursos humanos y nómina que se ha ganado un lugar en el mercado por su especialización en facilitar la contratación y gestión de talento internacional, tanto empleados como contratistas, de manera compatible y eficiente. Su propósito principal es eliminar la complejidad legal, fiscal y administrativa asociada con la expansión a varios mercados.

6. Woffu

Woffu es una plataforma de software de gestión del tiempo y ausencias basada en la nube, con un enfoque particular en la optimización de los procesos de Recursos Humanos relacionados con el control horario y la planificación de la jornada laboral, a diferencia de las suites HCM más amplias que cubren todo el ciclo de vida del empleado.

7. Kenjo

Kenjo es un software de RR. HH. todo en uno basado en la nube diseñado para digitalizar y automatizar la gestión de recursos humanos, especialmente para pequeñas y medianas empresas (PyMES). Ofrece distintos packs de soluciones prediseñados, pero no ofrece sus soluciones individualmente.

8. TramitApp

TramitApp es un software de gestión de recursos humanos basado en la nube con un énfasis particular en el control horario y la gestión de la jornada laboral. Son conocidos por sus opciones de planificación de turnos de trabajo y servicios de geolocalización, convirtiéndose en una opción popular para empresas con flotas comerciales.

9. Cezanne HR

Cezanne HR es un software de gestión de Recursos Humanos en la nube diseñado como una solución integral para empresas con enfoque internacional y en crecimiento con una fuerte presencia en el Reino Unido. Ofrece soluciones para diferentes procesos como reclutamiento, registro horario y gestión de vacaciones, entre otras.

10. Nivimu

Nivimu es una solución de software de gestión de Recursos Humanos y workforce management basada en la nube, diseñada para empresas medianas y grandes, especialmente aquellas que manejan jornadas laborales complejas y horarios irregulares. Su fortaleza principal radica en la optimización de la planificación de la fuerza laboral, el control horario y la gestión de turnos.