Plantillas de hojas de tiempo: ¿por qué utilizar un programa en lugar de Excel?
¿Quieres agilizar la gestión del tiempo? Para cumplir con la ley, llevar un registro de las horas de trabajo, evitar fraudes... sean cuales sean tus necesidades, tendrás que utilizar hojas de tiempo. En este artículo, te explicamos por qué deberías utilizar un software de gestión del tiempo en lugar de una hoja de cálculo de Excel.
¿Cómo llevar el registro de la jornada laboral?
Las hojas de tiempo son una herramienta esencial para el seguimiento de la carga de trabajo de todos los empleados.
¿Qué es una hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo es un documento en papel o digital que registra las horas de trabajo y las horas extras. Una hoja de tiempo contiene los siguientes datos:
el nombre y los apellidos del empleado,
las horas trabajadas,
los descansos,
las ausencias,
…
La hoja de tiempo es útil para los equipos de recursos humanos…
centralizan todas las horas de trabajo;
disponen de un archivo para preparar y generar nóminas;
pueden contar con pruebas concretas en caso de inspección.
… pero no sólo para ellos:
Los empleados registran las desviaciones para facilitar el tratamiento del tiempo extra;
los mánagers hacen un seguimiento de la carga de trabajo y las ausencias de su equipo con mayor facilidad.
Descubre la plantilla de hoja de tiempo de Registro Horario
El software Registro Horario para la gestión del tiempo te ofrece una plantilla de hoja de tiempo en formato PDF.
Nuestras hojas de tiempo vienen pre-llenadas en función de los horarios teóricos de tus empleados y cumplen con la ley de control horario. Te corresponde a ti personalizarlas según las especificidades de tu empresa.
¿Por qué utilizar un programa es más eficaz que una hoja de tiempo de Excel?
Hay dos soluciones disponibles para registrar la jornada laboral: Excel o una aplicación especializada en la gestión del tiempo y de las ausencias.
¿Cuáles son las limitaciones de Excel?
Quizás Excel es el mejor amigo del contable, pero no es de gran ayuda cuando es cuestión de gestionar el tiempo. Veamos juntos las principales desventajas de usar hojas de cálculo.
La herramienta no es fácil de usar: los archivos de varias semanas o meses son densos y complejos. Tu (y todo su personal) pierde tiempo buscando la celda adecuada para rellenar. Excel tiene una interfaz limitada y la multiplicación de columnas hace que se vuelva difícil de leer.
El riesgo de error humano se multiplica: dobles entradas, omisiones, datos en la celda equivocada, etc. Errores que pueden tener un impacto en toda la empresa.
La seguridad de los datos no es óptima. ¿La razón? Envío y reenvío repetido de archivos.
¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión del tiempo?
En primer lugar, se beneficia de una interfaz más ergonómica e intuitiva: declaración, aprobación, posibilidad de duplicar las semanas estándar registradas... Ya no es necesario pasar varios minutos buscando la celda que hay que rellenar.
Otra ventaja es que limita los errores. Tu ganas precisión, lo que es esencial en caso de una inspección de trabajo.
En el día a día, ahorras tiempo. Todas las tareas que consumen tiempo son realizadas por el software. Por ejemplo, los datos registrados por los fichadores virtuales se registran y procesan automáticamente. El programa te calcula las horas extraordinarias para poder exportarlas en el formato adecuado a tu software de nóminas.
También, tienes la certeza de que cumples con la ley de control horario. Un programa especializado te ofrece hojas de tiempo pre-rellenadas. Eres tú quien debe personalizarlas según tus reglas de gestión interna o tu convenio colectivo.
Por último, la confidencialidad y la seguridad están garantizadas. ¿La ventaja? Puedes trabajar con tranquilidad sin preocuparte por la protección de los datos personales.
¿Necesitas agilizar la gestión del tiempo en tu empresa? Excel es una buena alternativa al seguimiento del tiempo en papel. Pero el riesgo de error humano se multiplica. Al contrario, un programa te permite ahorrar tiempo, automatizar y afianzar el control horario y al mismo tiempo te garantiza la protección de tus datos.